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Trucos y Consejos

Gmail: Qué es y cómo funciona

María López

Publicado

Gmail es una de las piezas angulares del ecosistema de Google y una herramienta indispensable para sus usuarios. Este servicio de correo electrónico es la llave para poder acceder a los servicios que nos ofrece Google, como Youtube o Google Drive, por mencionar algunos de ellos, pero hay mucho más.

Es muy probable que lo utilices en tu día a día pero incluso así, puede que existan funciones de Gmail que aún no conoces o que hayas dejado pasar por alto. En este artículo nos adentraremos en qué es Gmail y todas las funciones que nos ofrece para aprovechar al máximo el servicio.

Gmail: Qué es y cómo funciona

¿Qué es Gmail?

Gmail es el servicio de correo que proporciona Google. Disponible en multitud de plataformas, es compatible con prácticamente todo tipo de navegadores y dispositivos, siempre y cuando tengan una conexión estable a Internet. Su origen se remonta al año 2004, pero no se consideró que estaba finalizado hasta el año 2009, donde poco a poco se fue convirtiendo en un producto de masas.

Las cuentas más básicas de Gmail son completamente gratuitas menos en las versiones de empresa, que sí tienen un costo adicional. Gmail utiliza la publicidad como medio de remuneración en las cuentas gratuitas, excepto en la versión de pago, que esta exenta de dicha publicidad. En 2012 logró superar al gigante Outlook como el servicio de correo más utilizado y desde entonces, solo ha ido ganando en usuarios, los cuales ya suman más de 1,5 mil millones en todo el mundo.

Cómo funciona Gmail

Gmail utiliza la tecnología AJAX ¿Qué quiere decir exactamente esto? Para resumir, es un conjunto de técnicas de desarrollo web que, en el caso de Gmail, hace que recopile los mensajes escritos para así almacenarlos y verlos inmediatamente, incluso si la aplicación deja de funcionar. Esto hace que se sienta veloz y que responda al momento sin lagueo.

Todas las cuentas gratuitas de Gmail cuentan con un almacenamiento de 15 GB en la nube y este es compartido por Google Drive y Google Photos, entre otros. Recuerda limpiar tu correo de vez en cuando para no ocupar la totalidad del espacio.

Cómo crear una cuenta de Gmail

Si queremos crear una cuenta de Gmail, tendrás que dirigirte a la página para crear una cuenta de Google. Cuando lo hagas, sigue los pasos que te indican para configurar tu cuenta y listo, ya puedes empezar a utilizar tu correo. No podrás utilizar nombres que ya estén en uso en tu correo ni variaciones leves (esto se hace para evitar la creación de cuentas de spam).

Si quieres utilizar una cuenta de Gmail de empresa, tendrás que crear una cuenta de Google Workspace. Este se encuentra disponible bajo suscripción y se incluye la posibilidad de poner el dominio de tu empresa en el email, más almacenamiento en la nube y controles administrativos mucho más avanzados. Este tipo de cuentas resultan muy útiles para equipos y empresas que tengan necesidades más específicas respecto a su comunicación.

Iniciando sesión en Gmail

Para iniciar sesión en Gmail, solo tendremos que dirigirnos a la página web de Gmail en nuestro ordenador o en el caso de que estemos en un smartphone o tablet, acceder con la aplicación correspondiente. También podemos utilizar el navegador en los dispositivos móviles para iniciar sesión, pero la experiencia de usuario no será tan buena como la que proporcionan las aplicaciones. Una vez dentro de la página de Gmail, introducimos nuestro correo y contraseña y voilá, ya tendremos acceso a la bandeja de entrada.

Interfaz de Gmail

Cuando entramos en nuestra bandeja de entrada, veremos la zona central que es donde se almacenarán los correos recibidos en forma de lista. La gestión de los correos se puede hacer rápidamente y sin ni siquiera abrirlos, solo nos bastará con situar el puntero sobre los mensajes.

Las opciones que tendremos son Archivar, Eliminar, Marcar como no leído o leído y Posponer. Archivar los correos hará que se quiten de la bandeja de entrada y que se guarden, teniéndolos almacenados. La opción Eliminar hará lo que la misma palabra indica y borrará los mensajes de Gmail. Marcar como no leído o leído es una opción que te servirá para indicar que correos has podido leer, aunque no los quitará de la bandeja de entrada como hacer Archivar. Por último, Posponer nos servirá para posponer (valga la redundancia) los correos hasta una fecha u hora que te venga mejor consultarlos.

En Gmail tenemos la opción de responder los correos rápidamente gracias a las sugerencias de Respuesta Inteligente. Estas respuestas vienen ya preescritas y nos servirán en caso de que no tengamos tiempo de redactarlas.

Personaliza tu bandeja de entrada

Desde Gmail, podemos personalizar nuestra bandeja de entrada para adaptarla a nuestro flujo de trabajo y que nos sea más cómodo a la hora de utilizarlo en el día a día. Una de las opciones que tenemos es la de ampliar o reducir la bandeja de entrada, parámetro que podremos cambiar dirigiéndonos hacía arriba a la derecha y seleccionando Configuración y luego, Densidad del contenido.

En nuestra bandeja de correos recibidos, podemos distinguir tres casillas que es donde se reparten los mensajes entrantes. Por un lado tenemos el Principal, que es donde llegarán los correos que te hayan sido enviados. Por otra parte, tenemos Social y Publicidad, que tal y como sus nombres indican, ahí llegarán aquellos mensajes sean publicidad o tengan relación con redes sociales. Procura vigilar estas bandejas (junto a la categoría de Spam) porque a veces el sistema de filtrado de Gmail puede categorizar los correos de forma errónea.

También podemos mostrar u ocultar el menú que nos aparece por defecto a la izquierda. En este menú podemos ver una lista con diferentes parámetros para organizar nuestra bandeja entrada, tales como Destacados, Pospuestos, Importantes, Enviados, Borradores y muchas más. Cada una de ellas nos servirá para categorizar nuestros correos y organizarlos en función de nuestras necesidades. Para ocultar este menú, selecciona el símbolo de las tres rayas horizontales que vemos justo a la izquierda del icono de Gmail. En caso de que quieras volver a verlo, selecciona de nuevo el icono y volverá a a aparecer.

Arriba del todo, también tenemos una barra de búsqueda, que nos servirá para navegar entre correos y buscar en el caso de que queramos acceder a mensajes específicos.

Esperemos que te haya sido de utilidad este pequeño repaso sobre Gmail y sus funciones. Organiza tu espacio de trabajo y optimízalo al máximo para que tu rendimiento aumente considerablemente.

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